Cómo cuidamos tus datos
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Borrador para revisión legal. Los datos del operador marcados "por confirmar" no son definitivos.
Qué cambió en esta versión: Primera versión para todos los productos socialDNA.
En palabras simples: qué guarda DOCZ sobre ti, para qué, quién más lo toca, por cuánto tiempo, y cómo lo ves, descargas o borras. La versión formal es la Política de Privacidad.
Qué guardamos
- Cuenta: nombre, correo, teléfono (si lo usas), idioma y cómo inicias sesión (contraseña, código, passkey, Google, Apple).
- Equipos: los grupos a los que perteneces (tu grupo personal, tu empresa, tu familia) y tu rol en cada uno.
- Dispositivos y seguridad: dirección IP, dispositivo y versión de la app, token de notificaciones (si las permites), horarios de acceso, sesiones activas, el registro de cada solicitud a nuestros servidores y contadores anónimos, solo nuestros, de qué pantallas se usan.
- Plan y pagos: tu plan, conteos de uso (incluido el uso de IA medido en tu plan), montos y los identificadores de suscripción que Apple o Stripe nos dan (la tarjeta queda en Stripe o Apple).
- Verificación de identidad, solo en productos que la exigen: el resultado de la verificación de rostro (aprobado o no, puntajes, dispositivo) hecha en nuestros propios servidores y, para algunas funciones, nombre, estado, vencimiento y últimos cuatro dígitos de un documento.
- Solo en tu dispositivo: tu idioma, el equipo seleccionado y el correo que escribiste para el enlace de acceso quedan en el almacenamiento del navegador o la app; el token de sesión va en una cookie protegida o en el almacenamiento seguro de la app, nunca en el almacenamiento de la página.
- En DOCZ: Document · Folder · Shared link · Device (computer, phone, drive host) · Document signature (hash-chain entry) · Secure page (password-protected file set) · File index entry (legacy DOCZ v1 location) · Filing model · Filing plan · Filing example · Legal case · Album · Support attachment · Booking page · Appointment · Booking offer · Person (vault) · Face group (unnamed) · Face suggestion
Para qué lo usamos
- Para iniciar tu sesión y mostrarte solo lo que puedes ver.
- Para hacer lo que hace el producto: guardar, leer y organizar tus registros, enviar los códigos y avisos que pediste y cobrar.
- Para mantener el servicio seguro: cada solicitud a nuestros servidores se revisa contra los permisos de cada registro y queda registrada.
- Nunca para publicidad, nunca vendido, nunca usado para entrenar IA.
Quién más lo toca
Estas empresas trabajan para nosotros y reciben solo lo necesario para su parte:
| Quién | Para qué | Qué recibe | Dónde |
|---|---|---|---|
| Google Cloud (Cloud Run, Cloud Storage, Vertex AI — Gemini models) | Ejecuta nuestros servidores y guarda tus archivos (cifrados en reposo por Google). Donde el producto lo indica, modelos Gemini en nuestro propio proyecto leen los archivos que agregas (recibos, estados de cuenta de banco y tarjeta, documentos, faxes recibidos con el complemento de OCR), analizan fotos de casas e imágenes aéreas para mediciones, traducen mensajes de la obra y transcriben notas de voz enviadas a la línea del AI Lab. Los modelos no se entrenan con tus datos y ninguna opción de "compartir datos" está activada. | Lo que guardas en el producto; los archivos, fotos, mensajes y notas de voz que una función envía a leer | United States |
| Google Firebase (Authentication, Cloud Messaging) | Inicia tu sesión con contraseña, enlace por correo, Google o Apple, y entrega los avisos en tus dispositivos. | Correo, nombre, identificadores de acceso, tokens del dispositivo | United States |
| MongoDB Atlas | Nuestra base de datos principal. | Registros de la cuenta y del producto | United States |
| Redis Cloud | Una copia rápida de permisos y sesiones, para revisar cada solicitud en milisegundos. | Identificadores, permisos, estado de la sesión | United States |
| Postmark (ActiveCampaign) — our e-mail relay (SMTP) | Envía nuestros correos: códigos de acceso, avisos de la cuenta y los correos que un producto manda por ti (confirmaciones y recordatorios de citas, presupuestos y facturas a tus clientes, solicitudes de firma, recordatorios de pago, reenvío de faxes). | Direcciones de correo (la tuya y las de los destinatarios) y el mensaje | United States |
| Twilio | Envía y recibe mensajes de texto (SMS/MMS): códigos de acceso que pides; confirmaciones y recordatorios de citas para quien dio su número para eso; y la línea de dos vías del AI Lab (+1 888 844 5864) para quien envió JOIN desde su propio teléfono. Responde STOP para parar y HELP para ayuda. Pueden aplicarse tarifas de mensajes y datos. | Números de teléfono, los mensajes y el audio que envíes a la línea del AI Lab | United States |
| Stripe | Cobra con tarjeta en la web cuando pagas un plan o crédito (hoy solo donde el producto muestra el checkout de Stripe). El número de la tarjeta se escribe en la página de Stripe y queda allí; nunca lo vemos. | Correo, monto, el identificador de tu equipo y los datos de la tarjeta que escribes en la página de Stripe | United States |
| Apple (App Store, Sign in with Apple) | Las suscripciones compradas dentro de la app iOS las cobra Apple; recibimos el identificador de la transacción y el plan. El inicio de sesión con Apple nos da el identificador y el correo (o dirección de relevo) que Apple comparte. | Identificadores de transacción de la suscripción; identificador de acceso y correo | United States |
| Google (Gmail API), Microsoft (Graph) or your IMAP provider — only when you connect a mailbox | Lee el buzón que conectas (solo lectura) para que sus mensajes y adjuntos aparezcan en tus productos. Los datos de Gmail se usan según la Google API Services User Data Policy, incluidos los requisitos de Uso Limitado: solo para mostrártelos a ti y a quienes elijas, nunca para publicidad, nunca para entrenar modelos de IA, y nadie los lee salvo en soporte a tu pedido o por seguridad. | Los mensajes y adjuntos del buzón que conectaste; tus tokens de acceso, cifrados con nosotros | United States |
Dentro de tu equipo, el dueño o administrador decide quién ve cada registro. Lo que compartes con alguien de fuera solo lo ve esa persona, hasta que dejes de compartirlo.
Cuánto tiempo lo guardamos
| Qué | Cuánto tiempo |
|---|---|
| Tu cuenta (nombre, correo, teléfono, formas de acceso) | Mientras la cuenta esté abierta. Al cerrarla: 30 días para arrepentirte y luego se borra. |
| Lo que guardas en el producto (archivos, registros, fotos) | Hasta que tú o tu equipo lo borren. Lo que es de un equipo se queda con el equipo cuando sales. |
| Copias de seguridad | Lo borrado sale de las copias de seguridad en hasta 35 días. |
| Registros de seguridad y acceso (quién hizo qué, cuándo, desde qué dirección) | 12 meses. |
| Registros de cobro | 7 años, como exige la ley fiscal. |
| Tus consentimientos (qué versión aceptaste, cuándo y desde dónde) | Mientras la cuenta exista y 5 años después, para probar lo acordado. |
| Códigos de acceso | 10 minutos. |
| Verificación de rostro (solo en productos que la exigen) | La verificación corre en nuestros propios servidores; ninguna imagen va a un proveedor de IA. Guardamos el resultado (aprobado o no, puntajes, dispositivo) con tu cuenta. La foto de frente se conserva solo hasta completar el paso del documento, y como máximo 30 días; el paso del documento guarda el estado, el vencimiento y los últimos cuatro dígitos del documento, y tu nombre para el nivel verificado. |
| Puntos de ubicación en el trabajo (MyTeamDay) | 12 meses (365 días) y luego se borran automáticamente. |
| Tarjetas de tiempo, turnos y registros de pago guardados para una empresa (MyTeamDay) | Por la empresa, durante el plazo que exigen las leyes laborales y fiscales (en EE. UU., al menos 3 años para la nómina, 2 años para tarjetas de tiempo y 4 años para registros de impuestos laborales), incluso después de que salgas de la empresa o cierres tu cuenta. |
| Documentos firmados y sus certificados (MyESign) | Los guarda el remitente y su equipo mientras exista la cuenta o el equipo. Quien firmó descarga la copia firmada desde el enlace por 30 días y después pidiéndola al remitente. |
| Faxes (myefax) | Mientras la cuenta esté abierta; liberar un número de fax no borra los faxes. |
| Enlaces públicos que creas (portal del cliente, portafolio de fotos) | Hasta el vencimiento que definas (portal del cliente: 60 días por defecto). Un enlace de portafolio creado sin vencimiento dura 1 año y la copia pública de cada foto no lleva ubicación ni datos de la cámara. Cada visita se registra (dirección IP, navegador, origen; las últimas 500 visitas). |
| El archivo de tu exportación de datos | 7 días después de estar listo. |
| Tu STOP (baja de mensajes de texto) | Se guarda indefinidamente, por número, para nunca volver a enviarle mensajes — incluso después de borrar la cuenta. |
Qué puedes hacer, y cómo
- Ver y descargar todo: en el producto, "Descargar tus datos". Preparamos un paquete con tus registros y archivos y te avisamos cuando esté listo.
- Corregir: edita en el producto o escribe a privacy@socialdna.app.
- Borrar: "Eliminar tu cuenta" cierra la cuenta en todos los productos a la vez. Tienes 30 días para arrepentirte; después, lo que es solo tuyo se borra.
- Cambiar tus consentimientos: marketing, socios, ubicación en el trabajo y verificación de rostro son opciones separadas, nunca vienen marcadas. Actívalas o desactívalas cuando quieras en "Tus consentimientos y opciones"; responde STOP a cualquier mensaje de texto para dejar de recibirlos.
- Preguntar lo que sea, apelar una negativa o ejercer un derecho que te da la ley (Virginia, California y otros estados de EE. UU., LGPD de Brasil, RGPD): privacy@socialdna.app. Respondemos en el plazo legal y nunca cobramos por ello.
- Si no eres nuestro usuario pero alguien guardó tu información con nosotros (como su cliente, trabajador, firmante o contacto), escribe a la misma dirección: le reenviamos tu solicitud y la ayudamos a responder, o respondemos nosotros en el caso de datos de registros públicos.
Todas las versiones
- Versión 1 · 2026-11-07 · actual — Primera versión para todos los productos socialDNA.